Utskriftsvennlig versjon

Saksbehandleres arkivoppgaver i elektronisk arkiv/ephorte

Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandlerne skal:

  • ved opprettelse/skriving av nye saker ta kontakt med sentralarkivet for opprettelse av ny sak.
  • ikke starte saksbehandling av dokumenter som ikke er registrert i sak/arkivsystemet eller fagsystemet.
  • ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir registrert av saksbehandler eller levert til arkivtjenesten for registrering (gjelder uavhengig av medium, altså både papir, e-post, SMS, sosiale medier m.v.).
  • ha ansvaret for at all sakspost de skriver blir registrert i sak/arkivsystemet. Dette gjelder også uavhengig av medium.
  • være ansvarlig for avskjerming ifht Offentlighetslov og taushetsplikt for dokumenter de oppretter selv.
  • selv foreta ekspedering av utgående post.
  • ferdigstille utgående brev og interne notater, men registreringen skal autoriseres (endelig journalføres) av arkivtjenesten.
  • ha ansvaret for at materiale som lånes fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
Laster...